Importanța nu e dată de CINE, ci de CE

septembrie 17, 2012
Time Management
Scrie un comentariu

În prezentarea Apple de săptămâna trecută, pe la minutul 44, am aflat despre noile opțiuni ale aplicației de e-mail de pe iPhone. Mai precis, a apărut opțiunea prin care poți să marchezi anumite persoane ca fiind VIP și atunci toată corespondența cu ele îți va apărea într-un folder special, denumit tot VIP.

Trăim într-o lume liberă, așa că aș vrea să critic un pic utilitatea acestei opțiuni. Nu pentru că n-am altceva mai bun de făcut ci pentru că această critică îmi oferă ocazia să subliniez un principiu important în organizarea timpului.

Constatăm că oamenii sunt în general ocupați. Dacă tot e să ne jucăm cu întrebările astea scurte, “cine” sau “ce”, atunci prinde bine să ne adresăm din când în când întrebarea DE CE cu privire la activitățile care ne țin ocupați: de ce fac asta? De ce fac cealaltă? Bine-ar fi să ne găsim răspunsuri relevante la această întrebare și să putem lăsa deoparte activitățile pentru care nu avem un răspuns sau pentru care răspunsul e ceva de genul: “pentru că fac și alții”, “pentru că mă plictisesc” sau “pentru că așa mi s-a spus”.

Răspunsurile la întrebarea DE CE sunt de fapt scopurile noastre. Acesta e primul pas înspre o viață mai productivă și mai mulțumitoare. Al doilea e să te concentrezi și să te organizezi în funcție de CE, adică de activitățile care duc înspre acele scopuri. Astfel, toate e-mailurile, documentele, orele din ziua lucrătoare, discuțiile sau ședințele trebuie filtrate prin acest CE. Adică “mă ajută acest e-mail sau această ședință să ajung mai aproape de scopuri?”

Ca să mă refer la e-mailuri: dacă e să le prioritizăm după ceva, productiv este să le sortăm după conținutul lor, adică să ne ocupăm prima dată de cele care ne sunt de folos și apoi, poate, de celelalte. Dacă avem zeci de e-mailuri în inbox și vrem să facem repede curățenie printre ele, CE este deci criteriul potrivit. Nu CINE. Nu VIP.

Desigur, anumite persoane aduc de obicei cu ele un CE important: șeful, clientul, diverși alții. Dar nu întotdeauna. Alte persoane, cu care avem de obicei o corespondență pe teme neimportante, pot rămâne foarte ușor în afara listei VIP cu toate că și ei, uneori, ne pot scrie despre ceva important și urgent pentru noi.

Cu acest filtru de expeditori VIP activat: poate un amic nedeclarat VIP, care îți tot trimite serii de imagini melancolice din natură și pe ale cărui e-mailuri le cam lași necitite, la un moment dat îți spune că știe pe cineva interesat de serviciile companiei tale. Daca sortezi numai după CINE, e-mailul lui va fi citit cu întârziere sau deloc. În timp ce e-mailurile cu documente lungi ale superiorilor, documente pe care trebuie doar să le citești la un moment dat, nu neaparat acum, îți vor atrage atenția imediat, doar pentru că expeditorii lor au fost declarați VIP.

In concluzie, fiecare e liber să folosească ce opțiuni vrea, desigur. Impresia mea e că opțiunea VIP din aplicația Mail de pe iPhone e doar o regretabilă mișcare de tip “me too” după Google Mail, nimic mai mult.

Spor la lupta cu e-mailurile!

Cuvinte buclucașe III: “sunt specialist în ceva, dar voi vorbi despre altceva”

septembrie 10, 2012
Public Speaking
Scrie un comentariu

Continui seria micilor comentarii pe marginea cuvintelor buclucașe auzite în prezentări, cu scopul de a contribui la îmbunătățirea prezentărilor pe care le urmărim sau, și mai bine, le susținem.

Am fost invitat recent să vorbesc în cadrul unei conferințe. Am mai rămas în sală după sesiunea mea, ca să mai aflu la rândul meu câte ceva interesant. Printre speakerii care au urmat era un nume cunoscut, care a fost prezentat ca un bun specialist într-o temă de interes pentru toți.

Domnul cu pricina, un foarte bun profesionist și după părerea mea, începe cam așa (citez, dar cu aproximație): “vă mulțumesc pentru introducerea frumoasă. Într-adevăr, am avut o contribuție destul de mare la a pune la punct lucrurile în acest domeniu, care mă pasionează și în care mai am încă multe de spus. Azi însă aș vrea să vă vorbesc despre altceva.”

Mulți din sală au rămas un pic paf. Bună dimineața! A fost ceva neașteptat. Poate schimbarea bruscă de macaz, în mintea speakerului, s-a vrut a fi de efect sau poate omul nici nu și-a dat seama de contrastul creat, dar cu siguranță o astfel de abordare e periculoasă și, de cele mai multe ori, păguboasă pentru speaker.

Mecanismul e următorul: atenția este ademenită spre o temă utilă, despre care vrei să afli mai multe, la care poate ai întrebări și pe care ai vrea s-o cunoști mai bine. Când să te așezi liniștit și să-ți satisfaci bucuros curiozitatea, afli că va fi vorba despre altceva. Un altceva care nici măcar nu e foarte bine prezentat.

Este ca și când te-ai așeza la masă într-o pizzerie și de-abia aștepți să pui mâna pe niște felii aburite, bine coapte și foarte gustoase. Ți se dă de înțeles că pizza ta e deja în cuptor, ți se spune să aștepți un pic, pentru ca apoi să fii anunțat sec că ți se va servi o lasagna.

Introducerea este o parte esențială a unei prezentări. Făcută prost, ea îți poate zădărnici orice efort ulterior prin faptul că mută atenția participanților de la prezentarea ta la altceva – la e-mailuri, la priveliștea care se vede prin fereastră sau la alte treburi de-ale lor. Făcută bine, aproape că îți garantează o sesiune memorabilă. Dacă prezentarea e scurtă, trebuie să greșești grosolan după aceea ca să strici imaginea de ansamblu. Nu că nu s-ar putea.

O introducere bună + un conținut rezonabil = o prezentare bună

O introducere slăbuță + un conținut foarte bun = o prezentare doar bună

O introducere slăbuță + un conținut mediocru (cele mai frecvente cazuri) = un somn bun pentru cei din sală.

Domnul cu pricina ne-a spus că ne va vorbi despre ce l-a făcut pe el să aibă succes. Apoi a început să ne spună lucruri.

Introducerea putea fi făcută altfel, dacă vroia să vorbească despre altceva decât tema așteptată: “mulțumesc pentru cuvintele frumoase spuse despre mine. Subiectul cu pricina e tratat foarte des și probabil m-ați mai auzit vorbind pe această temă. Azi aș vrea să vă vorbesc despre ceva și mai important decât niște sfaturi practice într-un domeniu de altfel banal. Daca vreți acele sfaturi, vi le dau cu plăcere, doar dați-mi un semn. Am ajuns foarte bun pentru că am făcut anumite lucruri și am luat anumite decizii. Probabil și voi aveți o direcție profesională în care ați vrea să deveniți tot mai buni. Hai să vă spun ce merge și ce nu merge, cel puțin din experiența mea, ca să vă puteți confirma niște lucruri și să identificați altele care să fie ca o trambulină pentru cariera voastră. Dacă ne mai rămâne timp, îmi spuneți și voi câteva la final, din ce-a funcționat în cazul vostru, pentru că nimeni nu e perfect.”

Primului subiect îi este redusă importanța și ne rămâne accesibil oricum, iar al doilea subiect ni se prezintă ca având o greutate mai mare, cu niște argumente pe care le acceptăm. Avem ocazia să învățăm niște lucruri de la unul care a reușit. Sună interesant. Schimbarea de macaz, de la ce se așteaptă oamenii la ce vrea speakerul să le spună, e mai lină.

Introducerea trebuie să fie cât mai mult despre participanți și cât mai puțin despre speaker. “M-am gândit să vă vorbesc despre…” sună mai puțin atractiv decât “stând de vorbă cu oameni ca voi, în ultimele luni, am aflat că una din provocările arzătoare este…”.

E voie să introducem mici surprize în introducere, la fel cum e voie să le faci mici surprize celor din jur. Doar că sunt surprize și surprize. Asigură-te că începi bine.

Poate va urma.

Vorbe americănești, valabile și la români

septembrie 5, 2012
Time Management
Scrie un comentariu

Am auzit recent o vorbă de pus pe gânduri și mă gândeam că prinde bine să le-o spun și altora.

Îi aparține unuia dintre personajele serialului 30 Rock. Omul, pe la 40 de ani, se știa sănătos dar merge totuși la un medic pentru a investiga niște simptome minore. Află cu stupoare că este grav bolnav și că mai are de trăit doar câteva săptămâni.

Exclamă: “sunt pe moarte? Nu se poate! Cine-mi va crește copiii dacă eu nu voi mai fi aici ca să plătesc pe cineva să-mi crească copiii?”

La fel ca multe alte replici din acest serial, și asta e bine gândită și se vrea a fi o ironie la adresa celor prea ocupați cu cariera pentru a avea grijă de familie.

Mă tem că nu li se potrivește doar americanilor corporatiști din marile orașe ci are o bună potrivire și cu  stilurile de viață ale multora de pe la noi. Persoanele de față se exclud, desigur.

Cuvinte buclucașe II: „sper să nu vă plictisesc”

septembrie 3, 2012
Public Speaking
Scrie un comentariu

Continui mica serie de cuvinte buclucașe în prezentări cu o expresie auzită frecvent: “sper să nu vă plictisesc”.

Când ai pronunțat un cuvânt, fii sigur că oamenii se vor gândi la el mai mult decât dacă nu l-ar fi auzit.

“Sper să nu vă plictisesc” este o vorbă care nu ajută pe nimeni cu nimic. Nu folosește nimanui. Nici măcar speakerului. O spune că să mai scape de emoții, o spune că să-i mai înduioșeze pe cei din audiență și, de cele mai multe ori, obține exact contrariul.

Știi care e singurul moment când această afirmație folosește într-adevăr la ceva? Când în faza de pregătire a prezentării – tratată superficial de mulți speakeri, în treacăt fie spus – după ce ai pus pe hârtie ideile și le-ai dat o formă, te intrebi “oare prezentarea asta e suficient de interesantă pentru oamenii care mă vor asculta? Le aduce noutăți? Le folosește cu adevărat? Oare nu-i voi plictisi?”.

Marlon Brando obișnuia să spună că obligația minimă a actorului e să nu plictisească spectatorii. Cred că ideea e la fel de valabilă și în prezentări.

Modesta mea sugestie este ca înainte să te ridici în picioare, să te întrebi dacă prezentarea ta nu e cumva plictisitoare. Și te sfătuiesc călduros să te duci în fața oamenilor pentru a le vorbi numai atunci când ești 100% convins că nu-i vei plictisi.

Dacă reușim și mai mult decât atât, e foarte bine. Dar dacă până și noi avem dubii, atunci sigur ceva nu e în regulă cu prezentarea noastră.

Va urma.

Ce să ceri când îți negociezi noul loc de muncă

septembrie 2, 2012
Guest Posts
2 comentarii

Am scris articolul de mai jos pentru Ziarul Financiar, luna trecută (august 2012).

Dacă tot îți schimbi locul de muncă, prinde bine să te asiguri că ieși în câștig.

1. Cere bani

Cea mai bună oportunitate de a obține o creștere a veniturilor o ai când iți negociezi salariul inițial la noul loc de muncă. Vei mai avea discuții și pe parcurs, dar un context mai favorabil decât acela pe care-l ai la inceput e putin probabil să mai găsești. De aceea, lasă deoparte timiditatea și, fără să fii totuși tupeist, propune sume si insistă asupra lor. Dacă i-ai făcut pe oameni să-și dorească foarte mult să te aibă in barca lor, acum e momentul să culegi roadele acestor eforturi.

2. Cere mai multe zile de concediu plătit

Potrivit legii, ai dreptul la un anumit număr de zile de concediu plătit pe an. Dar acel număr nu trebuie privit ca un plafon ci ca o bază de plecare. Contractul de muncă, din câte îmi aduc aminte, chiar precizează „zile de concediu…” și „zile suplimentare de concediu…”. Zilele libere te ajută să păstrezi un echilibru între viața profesională și cea personală, iți dau ocazia să te mai relaxezi, să călătorești, să petreci timp cu cei dragi sau pur și simplu să te mai extragi din stresul și aglomerația muncii cotidiene.

3. Cere concediu fără plată

Dacă ești dintre cei care nu se pot desprinde de muncă, de e-mailuri, de proiecte, de activitățile de la serviciu, dacă ești dintre cei care-i terorizează pe alții cu ședinte la ora 18, atunci poate ți se pare ciudat să negociezi timp liber. Nu-i nimic, lasă-i pe ceilalți să ceară timp liber, pe cei care știu să-l aprecieze.

Munca e ca un gaz care ocupă tot spațiul disponibil. Mai devreme sau mai târziu simțim fiecare nevoia să-i punem niște stăvilare iar a cere un concediu fără plată in fiecare an iți va oferi posibilitatea să te deconectezi, dacă vei vrea. Îți asiguri o opțiune de care s-ar putea să ai nevoie.

4. Cere buget pentru dezvoltarea ta profesională

Câștigul tău este dat de importanța muncii care ți se poate da in grijă. Dacă nu ești preocupat să devii tot timpul mai bun, mai devreme sau mai tarziu câștigul tău va fi afectat. Mai mult decat atât, satisfacția ta profesională și stima de sine în ansamblu s-ar putea sa aibă de suferit. Asigură-ți deci un buget pe care să-l folosești în scopul dezvoltării tale. De acest buget va beneficia din plin și angajatorul tău, pentru că vei fructifica la locul de muncă productivitatea sporită; și poti să le și spui asta in discuții.

5. Nu te entuziasma de rezonanța titlurilor sau de mărimea biroului

„Vei face parte dintr-o echipă de profesioniști. Suntem numărul 1, îți oferim provocări deosebite. Foarte puțini dintre cei din generația ta au ajuns deja pe o astfel de poziție. Vei avea propriul tău birou, inclusiv o masă separată pentru discutii, cu scaune de piele”. Foarte bine. Poți plăti ratele cu titlul de pe cartea de vizită? Nu. Cere bani. Biroul individual te ajută cu ceva în direcția dezvoltării profesionale sau a asigurării unui echilibru între serviciu și viața personală? Puțin probabil. Cere concediu sau un program flexibil.

Sunt bune titlurile, dar ele nu schimbă realitatea: vei munci mult. Vor vrea mulți tot felul de treburi de la tine. Te vor stresa și te vor provoca până peste poate. Asigură-te, deci, că lucrurile pe care le obții în schimb au o valoare adevarată pentru tine.

6. Cere lucruri care pot fi măsurate

„Mi-aș dori libertate in luarea deciziilor, posibilități de creștere profesională, un șef care să fie deschis la ideile propuse de mine”. Desigur, cu plăcere.

„In fiecare an: 15 zile de concediu plătit, în plus față de cel care mi se cuvine legal, până la 15 zile libere neplătite și un buget de 1500 EUR pentru diferite cursuri agreate împreună, în completarea salariului în valoare de x” sună mult mai bine, după părerea mea.

7. Mici sfaturi

Dacă începi prin a cere un concediu plătit mai lung, s-ar putea să ți se spună sec că nu se poate. De aceea, începe cu banii. Când discuția despre bani ajunge la momentul la care tu ceri în continuare dar angajatorul nu-ți mai poate oferi niciun ban în plus, atunci e momentul să spui că ești gata să accepți un concediu plătit mai lung în locul sumei de bani pe care ei nu o pot acoperi.

Dacă pachetul include o mașină, evită să ceri o mașină tot mai mare. Mașina e tentantă, mai ales pentru bărbați. Te uiți la marcă, la model, la motorizare și zâmbești mulțumit. Dar te obișnuiesti cu ea. Dacă o mașină pe o treaptă mai jos îți oferă ce-ai nevoie, insistă pe o cantitate suplimentară din punctele 1-4.

Daca vei avea de câlătorit mult până la birou și înapoi în fiecare zi, nu pentru că stai tu departe ci pentru că firma s-a mutat departe, e un pretext bun să mai ceri ceva. De exemplu, o săptămână de concediu, chiar neplătit, pe an.

Analizează dacă vei putea folosi ceea ce îți oferă angajatorul – abonament la sală, servicii medicale etc. Dacă respectivul serviciu ți se pare valoros, acceptă-l. Dacă e doar “nice to have”, schimbă-l acum cu ceva mai important pentru tine.

 

Insistă. Nu te grăbi. Fii politicos, dar ferm. Subliniază tot timpul ce le oferi. Iar după ce bateți palma, asigură-te că aduci mult mai mult decât ai promis – asta e cheia ecuației.

Cuvinte buclucașe

august 27, 2012
Public Speaking
Scrie un comentariu

Când susținem prezentări, trebuie să fim atenți ce cuvinte și expresii folosim. Vă prezint mai jos cateva perle auzite în cadrul unor conferințe. Ele aparțin unor persoane respectabile, de obicei top manageri sau antreprenori de succes.

1. „Aș vrea să vă explic astăzi…”

Când spui „să vă explic” te poziționezi mai presus decât audiența. Tu ești profesorul iar ei elevii. Tu ești cel isteț iar ei sunt cei care pricep greu. În unele cazuri e acceptabilă abordarea: dacă ești Neagu Djuvara și ne vorbești despre originile unor domnitori români; dacă ești Zubin Mehta și ne spui la ce să fim atenți în piesa urmatoare; dacă esti cu două, trei ordine de mărime peste ceilalți, atunci e în regulă. Dar dacă se intamplă ca tu să fii în față și alți oameni cam ca tine să stea în scaune, atunci „să vă explic” ne cam zgârâie urechile.

Iți recomand alte variante: „azi vorbim despre…”, sau „aș vrea să vă prezint…”, sau „tema zilei este…”.

Alte expresii nepotrivite, din aceeași categorie cu „să vă explic”: „ce intrebări aveți, poate e ceva ce n-ați înteles” sau „păcat că n-ați citit cu atenție”.

Mulți prezentatori se întreabă ce e de făcut cu participanții dificili, cu cei care tot comentează, cu cei care-ți speculează fiecare neatenție. Se aplică foarte bine și aici expresia din medicină: mai bine să previi decât să combați. Audiența de obicei își dorește o sesiune bună, la fel cum îți dorești ca filmul pe care ai ales să-l vezi să fie bun. Dar dacă oamenii sunt neutri și speakerul îi ia cu “să vă explic”, cu “vă repet”, sau cu “așa cum am spus adineaori” atunci nu trebuie să fie o surpriză că oamenii încep să răspundă cu aceeași desconsiderare.

Expresia “așa cum am spus adineaori”, spusă de prezentator, păcătuiește prin faptul că-l pune la zid pe cel care întreabă ceva, pentru simplul motiv că nu a fost atent un pic mai devreme. E tot o atitudine superioară. Mesajul expresiei este, de fapt, “deșteptule, eu îmi bat gura de pomană aici? Fă bine și fii atent la ce vorbim, nu mă întrerupe cu ceva ce a fost discutat deja”.

În situația unei întrebări care arată că omului i-a scapat ceva, îți recomand să-i răspunzi calm, poate argumentând altfel decât mai devreme. Făcând așa, împuști doi iepuri:

  1. rămâi prietenos cu omul; răspunzi vulnerabilității cu bunătate și rabdare. Poate își dă seama și el pe parcursul răspunsului tău că respectivul subiect a fost tratat deja și va aprecia că ai fost calm. Ți-ai făcut un prieten în sesiunea respectivă;
  2. câștigi admirația celorlalți, care-și dau seama și ei că întrebarea e redundantă și constată că tu poți face ceea ce lor poate le-ar fi fost greu: răspunzi prietenos și  ilustrezi altfel, în loc să repeți.

Îi poți lua de sus, dacă vrei sau dacă nu-ți pasă prea mult de ei. Poate te descurci cu niște Gică Contra, poate asta e imaginea pe care ți-ai creat-o și pe care vrei s-o păstrezi, de om arogant, direct și închis la opiniile celor pe care-i consideri neimportanți. Dar mai devreme sau mai târziu s-ar putea să ajungi totuși într-o situație jenantă și să nu-ți sară nimeni în ajutor.

De aceea, dacă poți planta semințe de prietenie în audiență, fă-o cu încredere.

Va urma.