Importanța nu e dată de CINE, ci de CE

În prezentarea Apple de săptămâna trecută, pe la minutul 44, am aflat despre noile opțiuni ale aplicației de e-mail de pe iPhone. Mai precis, a apărut opțiunea prin care poți să marchezi anumite persoane ca fiind VIP și atunci toată corespondența cu ele îți va apărea într-un folder special, denumit tot VIP.

Trăim într-o lume liberă, așa că aș vrea să critic un pic utilitatea acestei opțiuni. Nu pentru că n-am altceva mai bun de făcut ci pentru că această critică îmi oferă ocazia să subliniez un principiu important în organizarea timpului.

Constatăm că oamenii sunt în general ocupați. Dacă tot e să ne jucăm cu întrebările astea scurte, “cine” sau “ce”, atunci prinde bine să ne adresăm din când în când întrebarea DE CE cu privire la activitățile care ne țin ocupați: de ce fac asta? De ce fac cealaltă? Bine-ar fi să ne găsim răspunsuri relevante la această întrebare și să putem lăsa deoparte activitățile pentru care nu avem un răspuns sau pentru care răspunsul e ceva de genul: “pentru că fac și alții”, “pentru că mă plictisesc” sau “pentru că așa mi s-a spus”.

Răspunsurile la întrebarea DE CE sunt de fapt scopurile noastre. Acesta e primul pas înspre o viață mai productivă și mai mulțumitoare. Al doilea e să te concentrezi și să te organizezi în funcție de CE, adică de activitățile care duc înspre acele scopuri. Astfel, toate e-mailurile, documentele, orele din ziua lucrătoare, discuțiile sau ședințele trebuie filtrate prin acest CE. Adică “mă ajută acest e-mail sau această ședință să ajung mai aproape de scopuri?”

Ca să mă refer la e-mailuri: dacă e să le prioritizăm după ceva, productiv este să le sortăm după conținutul lor, adică să ne ocupăm prima dată de cele care ne sunt de folos și apoi, poate, de celelalte. Dacă avem zeci de e-mailuri în inbox și vrem să facem repede curățenie printre ele, CE este deci criteriul potrivit. Nu CINE. Nu VIP.

Desigur, anumite persoane aduc de obicei cu ele un CE important: șeful, clientul, diverși alții. Dar nu întotdeauna. Alte persoane, cu care avem de obicei o corespondență pe teme neimportante, pot rămâne foarte ușor în afara listei VIP cu toate că și ei, uneori, ne pot scrie despre ceva important și urgent pentru noi.

Cu acest filtru de expeditori VIP activat: poate un amic nedeclarat VIP, care îți tot trimite serii de imagini melancolice din natură și pe ale cărui e-mailuri le cam lași necitite, la un moment dat îți spune că știe pe cineva interesat de serviciile companiei tale. Daca sortezi numai după CINE, e-mailul lui va fi citit cu întârziere sau deloc. În timp ce e-mailurile cu documente lungi ale superiorilor, documente pe care trebuie doar să le citești la un moment dat, nu neaparat acum, îți vor atrage atenția imediat, doar pentru că expeditorii lor au fost declarați VIP.

In concluzie, fiecare e liber să folosească ce opțiuni vrea, desigur. Impresia mea e că opțiunea VIP din aplicația Mail de pe iPhone e doar o regretabilă mișcare de tip “me too” după Google Mail, nimic mai mult.

Spor la lupta cu e-mailurile!