arhivă

Arhivele lunare: Septembrie 2012

Dacă-l întrebi pe dl. Președinte Băsescu “ați dori un pahar cu apă?” probabil îți va răspunde cu un “Da” sau cu un “Nu”.

Dacă-i adresezi aceeași întrebare dlui. Adrian Năstase, probabil vei primi un răspuns de genul “vă mulțumesc pentru politețe și vă asigur că apreciez gestul dumneavoastră. Ar prinde bine un pahar de apă întrucât corpul nostru are nevoie de acest lichid simplu dar prețios pentru a-și întreține funcțiile vitale. În același timp, ținând cont că am servit un mic dejun bogat în legume și fructe, ele însele mari surse de apă pentru organism, mi-aș putea permite luxul de a vă răspunde că…”, răspuns care te lasă mască; trebuie să fii foarte atent să te prinzi dacă oferta ta e acceptată sau nu.

La aceeași întrebare, răspunsul unor domni precum Călin Popescu Tăriceanu, Mircea Geoană sau Crin Antonescu seamănă mai mult cu al dlui.Năstase decât cu al dlui. Băsescu.

Cred că unul din motivele pentru care domnii Năstase, Tăriceanu sau Geoană au fost înfrânți în dezbaterea publică de domnul Băsescu a fost stilul lor de exprimare înortocheat și plicticos, în contrast cu stilul direct și foarte explicit al dlui. Băsescu, stil din care s-au putut extrage foarte ușor citate folosite și azi de către unii și alții.

Îmi aduc aminte și acum o situație când, pe vremea conducerii Tăriceanu-Băsescu, un sat din lunca Dunării trebuia evacuat întrucât urma să fie acoperit de apă în 10-12 ore. Eram în mașină, la drum lung, și ascultam știrile din oră-n oră. Mai întâi a ajuns la fața locului Primul Ministru, care le-a spus sătenilor ceva de genul “pe baza informațiilor pe care le avem, informații cărora nu avem niciun motiv să nu le dăm crezare, se apropie o viitură de proporții dezastruoase și suntem nevoiți să luăm măsuri fără precedent dar necesare…” Câteva ore mai târziu a ajuns acolo și Președintele, ale cărui vorbe au fost cam așa: “oameni buni, vine apa! Am adus camioane, luați ce puteți și haideți să plecăm de aici.”

Dacă-i ceri cuiva să facă ceva, să te voteze sau să te urmeze într-un fel sau altul, e greu să-l urnești dacă nici măcar nu te poți face pe deplin înțeles.

Așa că dacă ai de ținut o prezentare, politică sau nu, ia în considerare, dacă vrei, următoarea sugestie: fraze scurte. Construcțiile gramaticale lungi sunt mai greu de urmărit. Pot avea farmecul lor dar sunt destul de nepotrivite în prezentări, cu excepția situației când obiectivul tău este să impresionezi prin erudiție. Lasă deoparte pe cât posibil gerunziile, apozițiile sau înșiruirile de sinonime (stil Năstase: “este o situație deosebită, aparte, nouă, aceasta pe care noi, poporul român, cetățenii, o avem de traversat și de trăit).

Dacă e să asemănăm o prezentare de afaceri cu o probă de atletism, atunci ea ar trebui să fie mai degraba proba de 100m, eventual cea de 200m, decât cea de 10 000m. Oamenii s-au cam săturat de prezentări, după prea multele ocazii în care au fost anesteziați cu informații seci și slide-uri obositoare.

Dacă vrei să le spui ceva unor oameni, fii pregătit să intri direct în subiect, să vorbești tot timpul despre ceea ce îi interesează pe ei și să închei surprinzător de repede, nu înainte de o resubliniere a mesajelor importante cu care vrei să rămână după intervenția ta.

Abia după ce faci asta de câteva ori și îți iese foarte bine, te poți gândi să adaugi o istorioară, o glumiță sau o paranteză cu tâlc.

Spor la prezentări și răbdare cu cei care încă mai cred că a prezenta înseamnă să descarci cu lopata o remorcă de informație peste capetele celor din sală!

Aproape de fiecare dată când ajung pe la o sală de fitness constat un lucru interesant: cântarul din vestiar e vizitat și de grași, și de slabi. Atât unii cât și ceilalți urcă pe el cu speranță și coboară bucuroși, triști sau nervoși, rareori indiferenți.

Te intrebi de ce urcă grașii, când e evident că trebuie să dispară încă vreo 20 de kilograme de pe ei, dacă nu mai multe, înainte să le fie de vreun folos precizia cântarului.

Te întrebi de ce urcă slabii sau cei cu brațele mușchiuloase și cu six-pack-ul la vedere. Uneori mă gândesc că urcă doar pentru a-i scoate din sărite pe ceilalți.

Cred că și unii, și ceilalți urcă nu neaparat pentru a afla exact câte kilograme au, ci pentru a-și monitoriza progresul. Când vrem să slăbim, cred că toți facem asta. Vrem să vedem cum stăm azi față de ieri sau față de săptămâna trecută. Chiar dacă încă n-am ajuns la destinație, vrem să vedem o îmbunătățire, vrem să aflăm printr-o măsurătoare obiectivă că am am mai avansat un pic. Iar când cântarul ne dă vești bune, ne simțim mai bine și mai puternici.

E un mod de lucru foarte bun, e un instrument pentru progres extrem de eficace și uite că-l știm cu toții fără să ni-l fi spus cineva în vreun curs sau într-o carte.

Scriu aceste rânduri pentru a îmi exprima constatarea că, deși folosim în mod natural acest principiu în anumite domenii, nu-l prea folosim în altele, ceea ce ne împiedică să fim mai productivi.

Cine vrea să slăbească 10 kilograme e mulțumit dacă azi e un pic mai ușor pe cântar decât era ieri și e gata să meargă la sală și mâine și poimâine, pentru a mai slabi câte puțin. Cine are de făcut o prezentare sau un raport, pe de altă parte, de multe ori preferă să-l amâne pe mâine doar pentru că azi nu are timp suficient pentru a se ocupa de sarcină în întregime. E mult mai sănătos să începi și să faci câte ceva din raportul respectiv, în timpul pe care-l ai azi, să continui cu încă o bucată mâine, în limita disponibilității de timp de mâine și să-l închei apoi poimâine, ocupându-te de ultima bucată, decât să-l tot amâni până când vei găsi timpul și dispoziția de a rezolva proiectul dintr-o singură tranșă.

Asta e esența gestionării sarcinilor de tip elefant, așa cum le numește compania TMI.

Așa că dacă ai citit până aici și îți dai seama că ai și tu o sarcină greoaie de care încă nu te-ai apucat pentru că n-ai crezut că o poți termina în cât timp ai acum la dispoziție, închide cu calm și hotărâre fereastra și apucă-te totuși de ea. Important e să progresezi câte puțin, chiar dacă nu atingi marea țintă azi.

În prezentarea Apple de săptămâna trecută, pe la minutul 44, am aflat despre noile opțiuni ale aplicației de e-mail de pe iPhone. Mai precis, a apărut opțiunea prin care poți să marchezi anumite persoane ca fiind VIP și atunci toată corespondența cu ele îți va apărea într-un folder special, denumit tot VIP.

Trăim într-o lume liberă, așa că aș vrea să critic un pic utilitatea acestei opțiuni. Nu pentru că n-am altceva mai bun de făcut ci pentru că această critică îmi oferă ocazia să subliniez un principiu important în organizarea timpului.

Constatăm că oamenii sunt în general ocupați. Dacă tot e să ne jucăm cu întrebările astea scurte, “cine” sau “ce”, atunci prinde bine să ne adresăm din când în când întrebarea DE CE cu privire la activitățile care ne țin ocupați: de ce fac asta? De ce fac cealaltă? Bine-ar fi să ne găsim răspunsuri relevante la această întrebare și să putem lăsa deoparte activitățile pentru care nu avem un răspuns sau pentru care răspunsul e ceva de genul: “pentru că fac și alții”, “pentru că mă plictisesc” sau “pentru că așa mi s-a spus”.

Răspunsurile la întrebarea DE CE sunt de fapt scopurile noastre. Acesta e primul pas înspre o viață mai productivă și mai mulțumitoare. Al doilea e să te concentrezi și să te organizezi în funcție de CE, adică de activitățile care duc înspre acele scopuri. Astfel, toate e-mailurile, documentele, orele din ziua lucrătoare, discuțiile sau ședințele trebuie filtrate prin acest CE. Adică “mă ajută acest e-mail sau această ședință să ajung mai aproape de scopuri?”

Ca să mă refer la e-mailuri: dacă e să le prioritizăm după ceva, productiv este să le sortăm după conținutul lor, adică să ne ocupăm prima dată de cele care ne sunt de folos și apoi, poate, de celelalte. Dacă avem zeci de e-mailuri în inbox și vrem să facem repede curățenie printre ele, CE este deci criteriul potrivit. Nu CINE. Nu VIP.

Desigur, anumite persoane aduc de obicei cu ele un CE important: șeful, clientul, diverși alții. Dar nu întotdeauna. Alte persoane, cu care avem de obicei o corespondență pe teme neimportante, pot rămâne foarte ușor în afara listei VIP cu toate că și ei, uneori, ne pot scrie despre ceva important și urgent pentru noi.

Cu acest filtru de expeditori VIP activat: poate un amic nedeclarat VIP, care îți tot trimite serii de imagini melancolice din natură și pe ale cărui e-mailuri le cam lași necitite, la un moment dat îți spune că știe pe cineva interesat de serviciile companiei tale. Daca sortezi numai după CINE, e-mailul lui va fi citit cu întârziere sau deloc. În timp ce e-mailurile cu documente lungi ale superiorilor, documente pe care trebuie doar să le citești la un moment dat, nu neaparat acum, îți vor atrage atenția imediat, doar pentru că expeditorii lor au fost declarați VIP.

In concluzie, fiecare e liber să folosească ce opțiuni vrea, desigur. Impresia mea e că opțiunea VIP din aplicația Mail de pe iPhone e doar o regretabilă mișcare de tip “me too” după Google Mail, nimic mai mult.

Spor la lupta cu e-mailurile!

Continui seria micilor comentarii pe marginea cuvintelor buclucașe auzite în prezentări, cu scopul de a contribui la îmbunătățirea prezentărilor pe care le urmărim sau, și mai bine, le susținem.

Am fost invitat recent să vorbesc în cadrul unei conferințe. Am mai rămas în sală după sesiunea mea, ca să mai aflu la rândul meu câte ceva interesant. Printre speakerii care au urmat era un nume cunoscut, care a fost prezentat ca un bun specialist într-o temă de interes pentru toți.

Domnul cu pricina, un foarte bun profesionist și după părerea mea, începe cam așa (citez, dar cu aproximație): “vă mulțumesc pentru introducerea frumoasă. Într-adevăr, am avut o contribuție destul de mare la a pune la punct lucrurile în acest domeniu, care mă pasionează și în care mai am încă multe de spus. Azi însă aș vrea să vă vorbesc despre altceva.”

Mulți din sală au rămas un pic paf. Bună dimineața! A fost ceva neașteptat. Poate schimbarea bruscă de macaz, în mintea speakerului, s-a vrut a fi de efect sau poate omul nici nu și-a dat seama de contrastul creat, dar cu siguranță o astfel de abordare e periculoasă și, de cele mai multe ori, păguboasă pentru speaker.

Mecanismul e următorul: atenția este ademenită spre o temă utilă, despre care vrei să afli mai multe, la care poate ai întrebări și pe care ai vrea s-o cunoști mai bine. Când să te așezi liniștit și să-ți satisfaci bucuros curiozitatea, afli că va fi vorba despre altceva. Un altceva care nici măcar nu e foarte bine prezentat.

Este ca și când te-ai așeza la masă într-o pizzerie și de-abia aștepți să pui mâna pe niște felii aburite, bine coapte și foarte gustoase. Ți se dă de înțeles că pizza ta e deja în cuptor, ți se spune să aștepți un pic, pentru ca apoi să fii anunțat sec că ți se va servi o lasagna.

Introducerea este o parte esențială a unei prezentări. Făcută prost, ea îți poate zădărnici orice efort ulterior prin faptul că mută atenția participanților de la prezentarea ta la altceva – la e-mailuri, la priveliștea care se vede prin fereastră sau la alte treburi de-ale lor. Făcută bine, aproape că îți garantează o sesiune memorabilă. Dacă prezentarea e scurtă, trebuie să greșești grosolan după aceea ca să strici imaginea de ansamblu. Nu că nu s-ar putea.

O introducere bună + un conținut rezonabil = o prezentare bună

O introducere slăbuță + un conținut foarte bun = o prezentare doar bună

O introducere slăbuță + un conținut mediocru (cele mai frecvente cazuri) = un somn bun pentru cei din sală.

Domnul cu pricina ne-a spus că ne va vorbi despre ce l-a făcut pe el să aibă succes. Apoi a început să ne spună lucruri.

Introducerea putea fi făcută altfel, dacă vroia să vorbească despre altceva decât tema așteptată: “mulțumesc pentru cuvintele frumoase spuse despre mine. Subiectul cu pricina e tratat foarte des și probabil m-ați mai auzit vorbind pe această temă. Azi aș vrea să vă vorbesc despre ceva și mai important decât niște sfaturi practice într-un domeniu de altfel banal. Daca vreți acele sfaturi, vi le dau cu plăcere, doar dați-mi un semn. Am ajuns foarte bun pentru că am făcut anumite lucruri și am luat anumite decizii. Probabil și voi aveți o direcție profesională în care ați vrea să deveniți tot mai buni. Hai să vă spun ce merge și ce nu merge, cel puțin din experiența mea, ca să vă puteți confirma niște lucruri și să identificați altele care să fie ca o trambulină pentru cariera voastră. Dacă ne mai rămâne timp, îmi spuneți și voi câteva la final, din ce-a funcționat în cazul vostru, pentru că nimeni nu e perfect.”

Primului subiect îi este redusă importanța și ne rămâne accesibil oricum, iar al doilea subiect ni se prezintă ca având o greutate mai mare, cu niște argumente pe care le acceptăm. Avem ocazia să învățăm niște lucruri de la unul care a reușit. Sună interesant. Schimbarea de macaz, de la ce se așteaptă oamenii la ce vrea speakerul să le spună, e mai lină.

Introducerea trebuie să fie cât mai mult despre participanți și cât mai puțin despre speaker. “M-am gândit să vă vorbesc despre…” sună mai puțin atractiv decât “stând de vorbă cu oameni ca voi, în ultimele luni, am aflat că una din provocările arzătoare este…”.

E voie să introducem mici surprize în introducere, la fel cum e voie să le faci mici surprize celor din jur. Doar că sunt surprize și surprize. Asigură-te că începi bine.

Poate va urma.

Am auzit recent o vorbă de pus pe gânduri și mă gândeam că prinde bine să le-o spun și altora.

Îi aparține unuia dintre personajele serialului 30 Rock. Omul, pe la 40 de ani, se știa sănătos dar merge totuși la un medic pentru a investiga niște simptome minore. Află cu stupoare că este grav bolnav și că mai are de trăit doar câteva săptămâni.

Exclamă: “sunt pe moarte? Nu se poate! Cine-mi va crește copiii dacă eu nu voi mai fi aici ca să plătesc pe cineva să-mi crească copiii?”

La fel ca multe alte replici din acest serial, și asta e bine gândită și se vrea a fi o ironie la adresa celor prea ocupați cu cariera pentru a avea grijă de familie.

Mă tem că nu li se potrivește doar americanilor corporatiști din marile orașe ci are o bună potrivire și cu  stilurile de viață ale multora de pe la noi. Persoanele de față se exclud, desigur.

Continui mica serie de cuvinte buclucașe în prezentări cu o expresie auzită frecvent: “sper să nu vă plictisesc”.

Când ai pronunțat un cuvânt, fii sigur că oamenii se vor gândi la el mai mult decât dacă nu l-ar fi auzit.

“Sper să nu vă plictisesc” este o vorbă care nu ajută pe nimeni cu nimic. Nu folosește nimanui. Nici măcar speakerului. O spune că să mai scape de emoții, o spune că să-i mai înduioșeze pe cei din audiență și, de cele mai multe ori, obține exact contrariul.

Știi care e singurul moment când această afirmație folosește într-adevăr la ceva? Când în faza de pregătire a prezentării – tratată superficial de mulți speakeri, în treacăt fie spus – după ce ai pus pe hârtie ideile și le-ai dat o formă, te intrebi “oare prezentarea asta e suficient de interesantă pentru oamenii care mă vor asculta? Le aduce noutăți? Le folosește cu adevărat? Oare nu-i voi plictisi?”.

Marlon Brando obișnuia să spună că obligația minimă a actorului e să nu plictisească spectatorii. Cred că ideea e la fel de valabilă și în prezentări.

Modesta mea sugestie este ca înainte să te ridici în picioare, să te întrebi dacă prezentarea ta nu e cumva plictisitoare. Și te sfătuiesc călduros să te duci în fața oamenilor pentru a le vorbi numai atunci când ești 100% convins că nu-i vei plictisi.

Dacă reușim și mai mult decât atât, e foarte bine. Dar dacă până și noi avem dubii, atunci sigur ceva nu e în regulă cu prezentarea noastră.

Va urma.

Am scris articolul de mai jos pentru Ziarul Financiar, luna trecută (august 2012).

Dacă tot îți schimbi locul de muncă, prinde bine să te asiguri că ieși în câștig.

1. Cere bani

Cea mai bună oportunitate de a obține o creștere a veniturilor o ai când iți negociezi salariul inițial la noul loc de muncă. Vei mai avea discuții și pe parcurs, dar un context mai favorabil decât acela pe care-l ai la inceput e putin probabil să mai găsești. De aceea, lasă deoparte timiditatea și, fără să fii totuși tupeist, propune sume si insistă asupra lor. Dacă i-ai făcut pe oameni să-și dorească foarte mult să te aibă in barca lor, acum e momentul să culegi roadele acestor eforturi.

2. Cere mai multe zile de concediu plătit

Potrivit legii, ai dreptul la un anumit număr de zile de concediu plătit pe an. Dar acel număr nu trebuie privit ca un plafon ci ca o bază de plecare. Contractul de muncă, din câte îmi aduc aminte, chiar precizează „zile de concediu…” și „zile suplimentare de concediu…”. Zilele libere te ajută să păstrezi un echilibru între viața profesională și cea personală, iți dau ocazia să te mai relaxezi, să călătorești, să petreci timp cu cei dragi sau pur și simplu să te mai extragi din stresul și aglomerația muncii cotidiene.

3. Cere concediu fără plată

Dacă ești dintre cei care nu se pot desprinde de muncă, de e-mailuri, de proiecte, de activitățile de la serviciu, dacă ești dintre cei care-i terorizează pe alții cu ședinte la ora 18, atunci poate ți se pare ciudat să negociezi timp liber. Nu-i nimic, lasă-i pe ceilalți să ceară timp liber, pe cei care știu să-l aprecieze.

Munca e ca un gaz care ocupă tot spațiul disponibil. Mai devreme sau mai târziu simțim fiecare nevoia să-i punem niște stăvilare iar a cere un concediu fără plată in fiecare an iți va oferi posibilitatea să te deconectezi, dacă vei vrea. Îți asiguri o opțiune de care s-ar putea să ai nevoie.

4. Cere buget pentru dezvoltarea ta profesională

Câștigul tău este dat de importanța muncii care ți se poate da in grijă. Dacă nu ești preocupat să devii tot timpul mai bun, mai devreme sau mai tarziu câștigul tău va fi afectat. Mai mult decat atât, satisfacția ta profesională și stima de sine în ansamblu s-ar putea sa aibă de suferit. Asigură-ți deci un buget pe care să-l folosești în scopul dezvoltării tale. De acest buget va beneficia din plin și angajatorul tău, pentru că vei fructifica la locul de muncă productivitatea sporită; și poti să le și spui asta in discuții.

5. Nu te entuziasma de rezonanța titlurilor sau de mărimea biroului

„Vei face parte dintr-o echipă de profesioniști. Suntem numărul 1, îți oferim provocări deosebite. Foarte puțini dintre cei din generația ta au ajuns deja pe o astfel de poziție. Vei avea propriul tău birou, inclusiv o masă separată pentru discutii, cu scaune de piele”. Foarte bine. Poți plăti ratele cu titlul de pe cartea de vizită? Nu. Cere bani. Biroul individual te ajută cu ceva în direcția dezvoltării profesionale sau a asigurării unui echilibru între serviciu și viața personală? Puțin probabil. Cere concediu sau un program flexibil.

Sunt bune titlurile, dar ele nu schimbă realitatea: vei munci mult. Vor vrea mulți tot felul de treburi de la tine. Te vor stresa și te vor provoca până peste poate. Asigură-te, deci, că lucrurile pe care le obții în schimb au o valoare adevarată pentru tine.

6. Cere lucruri care pot fi măsurate

„Mi-aș dori libertate in luarea deciziilor, posibilități de creștere profesională, un șef care să fie deschis la ideile propuse de mine”. Desigur, cu plăcere.

„In fiecare an: 15 zile de concediu plătit, în plus față de cel care mi se cuvine legal, până la 15 zile libere neplătite și un buget de 1500 EUR pentru diferite cursuri agreate împreună, în completarea salariului în valoare de x” sună mult mai bine, după părerea mea.

7. Mici sfaturi

Dacă începi prin a cere un concediu plătit mai lung, s-ar putea să ți se spună sec că nu se poate. De aceea, începe cu banii. Când discuția despre bani ajunge la momentul la care tu ceri în continuare dar angajatorul nu-ți mai poate oferi niciun ban în plus, atunci e momentul să spui că ești gata să accepți un concediu plătit mai lung în locul sumei de bani pe care ei nu o pot acoperi.

Dacă pachetul include o mașină, evită să ceri o mașină tot mai mare. Mașina e tentantă, mai ales pentru bărbați. Te uiți la marcă, la model, la motorizare și zâmbești mulțumit. Dar te obișnuiesti cu ea. Dacă o mașină pe o treaptă mai jos îți oferă ce-ai nevoie, insistă pe o cantitate suplimentară din punctele 1-4.

Daca vei avea de câlătorit mult până la birou și înapoi în fiecare zi, nu pentru că stai tu departe ci pentru că firma s-a mutat departe, e un pretext bun să mai ceri ceva. De exemplu, o săptămână de concediu, chiar neplătit, pe an.

Analizează dacă vei putea folosi ceea ce îți oferă angajatorul – abonament la sală, servicii medicale etc. Dacă respectivul serviciu ți se pare valoros, acceptă-l. Dacă e doar “nice to have”, schimbă-l acum cu ceva mai important pentru tine.

 

Insistă. Nu te grăbi. Fii politicos, dar ferm. Subliniază tot timpul ce le oferi. Iar după ce bateți palma, asigură-te că aduci mult mai mult decât ai promis – asta e cheia ecuației.

%d blogeri au apreciat asta: