arhivă

Time Management

Saptamana viitoare se lanseaza o carte foarte bună despre cum să-ți organizezi timpul în așa fel încât: să muncești eficient, să faci loc pentru ce-ți place și să te bucuri de fiecare zi.

Autorul, cu voia dumneavoastră, aș fi eu. Detalii aici: pagina web a cărțiipagina de Facebook a cărții.

Până atunci, uite mai jos un fragment din carte.

Introducere

„Resursele sunt distribuite inegal intre tari si intre oameni. Unii au mai multi bani decat altii. Unii sunt mai sanatosi decat altii. Unii au inca de la nastere perspective de viata mai luminoase decat altii. Asa e viata, asa a fost si asa e foarte probabil sa si continue sa fie. Dar timpul este resursa distribuita egal fiecaruia, in sensul ca avem cu totii la fel de mult timp in fiecare zi. Intrebarea e: ce facem cu el? Care e cea mai buna utilizare a lui acum?

Am scris aceasta carte pentru a-ti oferi idei, sugestii, exemple si intrebari pe baza carora sa poti decide tot mai bine cum sa folosesti aceasta pretioasa resursa care este timpul. E bine de stiut ca, avand in fiecare zi la fel de mult timp cat au si ceilalti, ai posibilitatea sa obtii cel putin la fel de mult cat obtin si ceilalti, intr-un plan al vietii sau in altul.

Evident ca nu totul depinde de cum iti imparti timpul, pentru ca exista destule diferente intre oameni, unele pomenite mai sus, iar contextul nu e acelasi pentru toti. Dar modul in care iti folosesti timpul are o pondere foarte mare printre ingredientele succesului, indiferent cum il definesti; o pondere mult mai mare decat am fi tentati sa credem la prima vedere.

Timpul dintr-o zi fiind limitat, este important sa intelegem esenta a ceea ce in mod generic se cheama Time Management, principiul-cheie al unei abordari corecte pentru fiecare zi, pentru fiecare an si pentru viata noastra in ansamblu: mai mult timp pentru ceva inseamna mai putin timp pentru altceva. Acest principiu poate fi folosit in mod constient: te joci mai mult cu copiii si lasi intentionat deoparte hoinareala pe internet sau alte activitati despre care stii ca nu-ti aduc niciun castig. Sau muti televizorul in beci ca sa-ti ramana mai mult timp pentru lectura sau pentru gatit sau pentru alte activitati pe care tot ai vrea sa le faci dar nu te poti desprinde din niste tentatii nefolositoare. Acelasi principiu insa ne poate aduce la constatari triste, daca-l lasam sa actioneze de capul lui: m-am tot luat cu e-mailuri si cu discutii toata ziua si acum, cand ar trebui sa plec acasa, inca n-am terminat raportul ce trebuie predat maine dimineata la prima ora. A trecut inca un an, am muncit si in acest an foarte mult dar mi-am cam neglijat familia sau sanatatea.

Toate capitolele acestei carti te ajuta sa folosesti parghia de mai sus in folosul tau: mai putin timp pentru unele lucruri, ca sa-ti ramana mai mult timp pentru altele; mai mult timp pentru lucrurile importante pentru tine si mai putin pentru cele care doar par importante.

In cei 15 ani care au trecut de la sustinerea primului meu curs pe tema organizarii timpului am avut ocazia sa intalnesc foarte multe categorii de oameni, cu probleme foarte diferite in ceea ce priveste organizarea. De la fiecare am invatat cate o alta nuanta a provocarilor pe care le avem cu totii in privinta organizarii timpului si  pentru fiecare am cautat sa am o intrebare care sa dea de gandit, o sugestie care sa rezolve o problema sau un exemplu care sa ilustreze necesitatea unei anumite decizii. Sunt mii de oameni care vin la cursurile noastre. Impreuna cu colegii mei, ne straduim sa le fim de folos tuturor.

Prin aceasta carte intentia mea este sa-ti ofer ocazia unei analize a propriilor tale obiceiuri privind gestionarea timpului, posibilitatea de a-ti confirma sau schimba deciziile si intentiile privind modul in care alegi sa-ti traiesti timpul si, in al treilea rand, un set de idei care sa te ajute se navighezi mai usor prin aglomeratia cotidiana a posibilelor preocupari. Aplic ceea ce ii sfatuiesc pe altii sa faca; am o meserie care-mi place, care ma provoaca si care nu-mi ocupa tot timpul. Sunt binecuvantat cu o familie grozava, impreuna cu care viata merita traita.

Ce castigi daca citesti cartea? Timp, sa te bucuri mai mult de viata. Poate si bani, devenind mai productiv si stiind mai bine ce vrei.”

Îți recomand călduros cartea, reacțiile până acum sunt mai mult decât promițătoare și am încredere că vei găsi în carte foarte multe idei utile și practice.

Pastram legatura.

Probabil te numeri și tu printre cei care, la o mutare dintr-o locuință în alta, constată cât de multe lucruri s-au strâns prin casă. Facem ce facem și se adună pe lângă noi tot felul de obiecte sau haine care, deși utile odată, acum ne sunt indiferente sau chiar ne încurcă.

În ultimii ani am parcurs zeci de cărți despre managementul timpului, organizarea informațiilor, planificare, work-life balance și alte teme conexe. Am facut-o dintr-un motiv pe care ți-l voi prezenta foarte curând.

Una dintre cărți mi s-a părut foarte utilă în aerisirea spațiului din jurul nostru, motiv petru care mă gândeam să ți-o recomand. Este vorba despre “The Joy of Less”, de Francine Jay.

Iată trei dintre ideile și recomandările cărții:

1. Test pentru lucrurile tale.

Uită-te la unul dintre ele și întreabă-te: “dacă te-ai strica sau te-aș pierde, te-aș înlocui? Sau aș răsufla ușurat că am scăpat de tine?”

Lucrurile din jurul tău trebuie să fie utile. Iar pentru a afla cât de utile sunt, întreabă-te cât de mult sau cât de des le folosești. În engleză treaba asta s-ar exprima așa, în cuvintele autoarei: “to be useful, an item must be used”.

2. Cum scapi de lucruri?

Odată ce-ai decis să mai renunți la obiecte sau haine, nu e nevoie să le arunci pe fereastră. Ține undeva într-o debara sau în garaj o cutie cu lucruri de donat. Când dai de ceva ce nu-ți mai folosește, pune obiectul respectiv în cutie. Iar când e plină cutia, fă o bucurie cuiva. Sigur se găsesc oameni bucuroși să primească ce ție nu-ți mai folosește.

Autoarea recomandă trei categorii în care să-ți gândești lucrurile. Philip Kotler le-ar zice “Cei 3 T”: Trash, Treasure, Transfer. Paragraful de mai sus se referă evident la Transfer.

3. “If one comes in, one goes out”

Uite un principiu mai dificil de aplicat, dar foarte sănătos. Probabil lucrurile se întâmplă cam așa: constați că un obiect din casă ar trebui înlocuit – aspirator, televizor, laptop sau altceva. Poate arată rău, poate nu mai funcționează impecabil, poate e rămas în urmă. Începi să cauți un înlocuitor mai bun, mai frumos, mai grozav, mai funcțional etc. După ce-l cumperi, se întămplă ceva ciudat: nu-ți vine să renunți la vechiul obiect. Te gândești că are și acela utilitatea lui, te gândești să-l ții de rezervă sau pentru vreo situație excepțională. Uite cum ideea de a înlocui s-a transformat într-o acțiune de a adăuga.

Pentru a-ți mai aerisi spațiul de acasă sau de la serviciu, trebuie să fii gata să renunți la unele lucruri, fără ca asta să însemne că risipești bani sau că arunci lucruri bune. Le poți vinde sau le poți da altora, cărora le-ar prinde bine, dacă nu mai ai nevoie de ele. Și, pe de altă parte, trebuie să reziști tentației de a tot acumula haine, accesorii, pantofi, gadget-uri sau alte obiecte.

Cartea e plină de exemple concrete și utile, are idei multe și valoroase așa că dacă ești preocupat să treci mai light prin viață, ca să te poți mișca mai ușor și să te bucuri de spațiu fizic și mental, îți recomand călduros lectura cărții.

Uite pagina autoarei: http://www.missminimalist.com

Aproape de fiecare dată când ajung pe la o sală de fitness constat un lucru interesant: cântarul din vestiar e vizitat și de grași, și de slabi. Atât unii cât și ceilalți urcă pe el cu speranță și coboară bucuroși, triști sau nervoși, rareori indiferenți.

Te intrebi de ce urcă grașii, când e evident că trebuie să dispară încă vreo 20 de kilograme de pe ei, dacă nu mai multe, înainte să le fie de vreun folos precizia cântarului.

Te întrebi de ce urcă slabii sau cei cu brațele mușchiuloase și cu six-pack-ul la vedere. Uneori mă gândesc că urcă doar pentru a-i scoate din sărite pe ceilalți.

Cred că și unii, și ceilalți urcă nu neaparat pentru a afla exact câte kilograme au, ci pentru a-și monitoriza progresul. Când vrem să slăbim, cred că toți facem asta. Vrem să vedem cum stăm azi față de ieri sau față de săptămâna trecută. Chiar dacă încă n-am ajuns la destinație, vrem să vedem o îmbunătățire, vrem să aflăm printr-o măsurătoare obiectivă că am am mai avansat un pic. Iar când cântarul ne dă vești bune, ne simțim mai bine și mai puternici.

E un mod de lucru foarte bun, e un instrument pentru progres extrem de eficace și uite că-l știm cu toții fără să ni-l fi spus cineva în vreun curs sau într-o carte.

Scriu aceste rânduri pentru a îmi exprima constatarea că, deși folosim în mod natural acest principiu în anumite domenii, nu-l prea folosim în altele, ceea ce ne împiedică să fim mai productivi.

Cine vrea să slăbească 10 kilograme e mulțumit dacă azi e un pic mai ușor pe cântar decât era ieri și e gata să meargă la sală și mâine și poimâine, pentru a mai slabi câte puțin. Cine are de făcut o prezentare sau un raport, pe de altă parte, de multe ori preferă să-l amâne pe mâine doar pentru că azi nu are timp suficient pentru a se ocupa de sarcină în întregime. E mult mai sănătos să începi și să faci câte ceva din raportul respectiv, în timpul pe care-l ai azi, să continui cu încă o bucată mâine, în limita disponibilității de timp de mâine și să-l închei apoi poimâine, ocupându-te de ultima bucată, decât să-l tot amâni până când vei găsi timpul și dispoziția de a rezolva proiectul dintr-o singură tranșă.

Asta e esența gestionării sarcinilor de tip elefant, așa cum le numește compania TMI.

Așa că dacă ai citit până aici și îți dai seama că ai și tu o sarcină greoaie de care încă nu te-ai apucat pentru că n-ai crezut că o poți termina în cât timp ai acum la dispoziție, închide cu calm și hotărâre fereastra și apucă-te totuși de ea. Important e să progresezi câte puțin, chiar dacă nu atingi marea țintă azi.

În prezentarea Apple de săptămâna trecută, pe la minutul 44, am aflat despre noile opțiuni ale aplicației de e-mail de pe iPhone. Mai precis, a apărut opțiunea prin care poți să marchezi anumite persoane ca fiind VIP și atunci toată corespondența cu ele îți va apărea într-un folder special, denumit tot VIP.

Trăim într-o lume liberă, așa că aș vrea să critic un pic utilitatea acestei opțiuni. Nu pentru că n-am altceva mai bun de făcut ci pentru că această critică îmi oferă ocazia să subliniez un principiu important în organizarea timpului.

Constatăm că oamenii sunt în general ocupați. Dacă tot e să ne jucăm cu întrebările astea scurte, “cine” sau “ce”, atunci prinde bine să ne adresăm din când în când întrebarea DE CE cu privire la activitățile care ne țin ocupați: de ce fac asta? De ce fac cealaltă? Bine-ar fi să ne găsim răspunsuri relevante la această întrebare și să putem lăsa deoparte activitățile pentru care nu avem un răspuns sau pentru care răspunsul e ceva de genul: “pentru că fac și alții”, “pentru că mă plictisesc” sau “pentru că așa mi s-a spus”.

Răspunsurile la întrebarea DE CE sunt de fapt scopurile noastre. Acesta e primul pas înspre o viață mai productivă și mai mulțumitoare. Al doilea e să te concentrezi și să te organizezi în funcție de CE, adică de activitățile care duc înspre acele scopuri. Astfel, toate e-mailurile, documentele, orele din ziua lucrătoare, discuțiile sau ședințele trebuie filtrate prin acest CE. Adică “mă ajută acest e-mail sau această ședință să ajung mai aproape de scopuri?”

Ca să mă refer la e-mailuri: dacă e să le prioritizăm după ceva, productiv este să le sortăm după conținutul lor, adică să ne ocupăm prima dată de cele care ne sunt de folos și apoi, poate, de celelalte. Dacă avem zeci de e-mailuri în inbox și vrem să facem repede curățenie printre ele, CE este deci criteriul potrivit. Nu CINE. Nu VIP.

Desigur, anumite persoane aduc de obicei cu ele un CE important: șeful, clientul, diverși alții. Dar nu întotdeauna. Alte persoane, cu care avem de obicei o corespondență pe teme neimportante, pot rămâne foarte ușor în afara listei VIP cu toate că și ei, uneori, ne pot scrie despre ceva important și urgent pentru noi.

Cu acest filtru de expeditori VIP activat: poate un amic nedeclarat VIP, care îți tot trimite serii de imagini melancolice din natură și pe ale cărui e-mailuri le cam lași necitite, la un moment dat îți spune că știe pe cineva interesat de serviciile companiei tale. Daca sortezi numai după CINE, e-mailul lui va fi citit cu întârziere sau deloc. În timp ce e-mailurile cu documente lungi ale superiorilor, documente pe care trebuie doar să le citești la un moment dat, nu neaparat acum, îți vor atrage atenția imediat, doar pentru că expeditorii lor au fost declarați VIP.

In concluzie, fiecare e liber să folosească ce opțiuni vrea, desigur. Impresia mea e că opțiunea VIP din aplicația Mail de pe iPhone e doar o regretabilă mișcare de tip “me too” după Google Mail, nimic mai mult.

Spor la lupta cu e-mailurile!

Am auzit recent o vorbă de pus pe gânduri și mă gândeam că prinde bine să le-o spun și altora.

Îi aparține unuia dintre personajele serialului 30 Rock. Omul, pe la 40 de ani, se știa sănătos dar merge totuși la un medic pentru a investiga niște simptome minore. Află cu stupoare că este grav bolnav și că mai are de trăit doar câteva săptămâni.

Exclamă: “sunt pe moarte? Nu se poate! Cine-mi va crește copiii dacă eu nu voi mai fi aici ca să plătesc pe cineva să-mi crească copiii?”

La fel ca multe alte replici din acest serial, și asta e bine gândită și se vrea a fi o ironie la adresa celor prea ocupați cu cariera pentru a avea grijă de familie.

Mă tem că nu li se potrivește doar americanilor corporatiști din marile orașe ci are o bună potrivire și cu  stilurile de viață ale multora de pe la noi. Persoanele de față se exclud, desigur.

%d blogeri au apreciat: